Dieser Artikel bezieht sich auf eine Situation, wenn Ihr Kunde für eine Transaktionsrechnung entweder zu viel bezahlt hat oder die falsche ESR-Nummer zur Bezahlung der Rechnung verwendet hat. Diese Fälle werden vom System erkannt, und Sie werden per E-Mail benachrichtigt diesen Tasks manuell in den Manuellen Tasks zu erledigen.
Um die Reconciliation Records für alle Transaktionen zu sehen klicken Sie hier.
Normalerweise, erfolgt anhand der Referenznummer der Abgleich der offenen Rechnung automatisch. Allerdings kann der Abgleich in bestimmten Fällen (zu viel bezahlt oder falsche ESR-Nummer) jedoch nicht automatisch erfolgen. In diesem Fall wird automatisch eine Manueller Task ausgelöst.
Fall 1: Es wurde zu viel bezahlt
Es gibt zwei Situationen, in denen der Kunde einen zu hohen Betrag überweist.
1. Der Kunde verwendet zweimal dieselbe Referenznummer.
Wenn der Kunde zweimal die Referenznummer für eine Rechnung verwendet und somit doppelt behahlt hat, können Sie den Abgleich manuell mit der richtigen Transaktion verknüpfen, falls es tatsächlich eine unbezahlte Rechnung gibt.
Klicken Sie auf Transaktion ändern und verknüpfen Sie die Transaktion mit einer unbezahlten Rechnung.
2. Der Kunde verwendet die richtige Referenznummer, bezahlt aber zu viel
Wenn der Kunde die richtige Referenznummer verwendet aber zu viel für die Rechnung bezahlt, können Sie den Manuellen Task verwerfen. Sie sollten dann für die Transaktion manuell eine Rückerstattung für den überhöhten Betrag erstellen. Wie Sie eine Rückerstattung im Portal machen, erfahren Sie hier.
Fall 2: Die Referenznummer stimmt nicht überein
Es gibt auch hier zwei Situationen, in denen nichtübereinstimmende Referenznummern auftreten:
1. Die Referenznummer kann nicht in der Transaktionsliste gefunden werden
In diesem Fall kann es sein, dass die verwendete ESR-Nummer nicht von uns generiert wurde, sondern von einem anderen System, das Sie zur Erstellung von ESR-Nummern verwenden. Sie können den Manuellen Task verwerfen.
2. Die Referenznummer ist nicht die richtige, aber kann in Ihrer Transaktionsliste für eine andere Transaktion gefunden werden
In diesem Fall können Sie in der ESR-Nummer die Händlerreferenz identifizieren, die Sie im vorletzten Block der ESR-Nummer finden sollten. Sobald Sie die Händlerreferenz identifiziert haben, können Sie nach dieser Händlerreferenz in Ihrer Transaktionsliste suchen, um die andere Transaktion mit einer unbezahlten Rechnung und der Referenznummer zu finden.
Sie können die Transaktion dann manuell verknüpfen, indem Sie die den manuellen Task öffnen und auf Transaktion verknüpfen klicken. Sobald dies geschehen ist, können Sie die manuelle Aufgabe auflösen. Sobald die Transaktion abgeglichen ist, erstellt das System automatisch einen Zahlungseingang und die Zahlung wird als bezahlt markiert.